EN
Задачи в Битрикс24

Задачи в Битрикс24

Задача – это распоряжение или действие, которое должно быть исполнено сотрудником предприятия к заданному сроку.

Из определения следует, что для задачи должен быть назначен исполнитель, крайний срок и собственно содержимое действия. Субъект, создавший задачу, является ее постановщиком.

Задачи в корпоративном портале Битрикс24 – это представление распоряжений и приказов из реальной жизни. Управление современным предприятием сводится не только к выпуску распоряжений, но требует еще и контроля их исполнения, а также оценки эффективности их выполнения сотрудниками. С помощью модуля «Задачи» корпоративный портал Битрикс24 предоставляет полный набор инструментов для автоматизации бизнеса в вопросах работы с поручениями.

Определим некоторые критерии оценки эффективности сотрудников:

  • количество выполненных и невыполненных приказов и распоряжений в период времени
  • качество и сроки их выполнения (соблюдение сроков выполнения),
  • время, затраченное на выполнение поручения.

Развитые интерфейсные и отчетные возможности корпоративного портала Битрикс24 позволяют руководителю отслеживать ход и выполнение поставленных задач, контролировать результат их исполнения, получать статистическую информацию для оценки эффективности сотрудников, в том числе в разрезе проектов.

Поэтому внедрение Битрикс24 может быть хорошим решением для автоматизации малого бизнеса (до 50-70 человек), не имеющего собственного отдела контроля приказов и распоряжений, а также для отделов крупного предприятия.

Постановка задач в Битрикс24.

Кто и кому ставит задачи

Постановщик задачи – сотрудник, который создает задачу. В случае иерархической системы управления постановщиком задачи должен выступать руководитель, который ставит задачу подчиненному сотруднику.

Ответственный – сотрудник, которому поставлена задача. В случае установки нескольких ответственных, каждому из них будет создан одинаковый экземпляр задачи.

Соисполнитель – сотрудник, который помогает в решении задачи. В случае завершения задачи соисполнителем, данная задача будет завершена и для ответственного.

Наблюдатель – сотрудник, которому постановщик задачи дал право просмотра задачи. Это может быть, например, коллега исполнителя задачи, которому важно понимать, как и когда будет выполнено поручение.


Как правильно определить, какие задачи ставить? Мы полагаем, что постановку задач следует использовать прежде всего, как механизм регистрации и контроля поручений руководителя, например, «Сделай это дело к этому сроку (за этот срок)». Не стоит использовать механизм задач, как дополнительную мотивацию достижения плановых показателей эффективности (KPI) сотрудника или отдела.

При этом, можно настроить Битрикс24 так, чтобы критерии работы с задачами (процент выполненных, просроченных, количество задач и т.д.) включались в общую оценку эффективности работы сотрудника или подразделения по KPI.

Установка параметров задачи в Битрикс24.

Кроме установки параметров адресации в задаче есть параметр, без которого создание задачи невозможно. Это наименование задачи. Важно понимать, что именно наименование отображается в списке задач, отчетах и т.д. Поэтому стоит создавать задачи с хорошим, «говорящим» наименованием. Давайте разберем еще несколько параметров задачи, которые представляются нам важными с точки зрения управления предприятием.

Среди основных это:

  • Крайний срок – позволяет определить дату и время, после которых задача считается просроченной;
  • Описание задачи – текст, с описанием задачи и прикрепленные к карточке задачи ссылки, файлы изображения и т.д.
  • Начать задачу с, Длительность, Завершение – сроки и длительность выполнения задачи. При заполнении, в соответствии с этими сроками задача будет отображена в календаре сотрудника и в отчете «Занятость»;
  • Проект – позволяет отнести задачу к проекту, чтобы потом оценивать занятость, % выполнения задач и другие показатели уже исключительно в рамках этого проекта;
  • Чек-лист – удобная опция, позволяющая дополнительно детализировать список дел, которые нужно выполнить при реализации задачи.
  • Принять работу после завершения задачи – опция позволяет постановщику задачи принять или отклонить сделанную исполнителем работу.
  • Учет времени (ресурсный учет) – позволяет указать время, затраченное исполнителем на выполнение этой задачи, учитывать реальное время выполнения этой задачи и отобразить его в соответствующих отчетах.
  • Автоматически завершать задачу при завершении подзадач (и наоборот) – позволяет разбить задачу на подзадачи для исполнителей и завершить ее при выполнении последней подзадачи. Так же все подзадачи будут выполнены при выполнении главной задачи.
  • Повторять задачу – функциональность, которая позволяет создавать периодические задачи. Удобна для создания различных «напоминалок» (дни рождения, ежемесячные отчеты и т.д.);
  • Гант – функциональность, позволяющая собрать несколько задач в единую цепочку, и отслеживать их выполнение в соответствующем отображении списка задач (например, взаимосвязанные работы по проекту);
  • Сделать подзадачей – позволяет сделать текущую задачу подзадачей у главной задачи;

Видимость задач. Как отслеживать выполнение задач постановщику задачи и руководителю?

Список задач

Задачу надо не только поставить. Ее должны увидеть ответственный, соисполнитель и наблюдатель. Основным местом работы с задачами в корпоративном портале Битрикс24 является список задач. Задачи в нем можно просматривать в зависимости от роли сотрудника (Делаю, Помогаю, Поручил, Наблюдаю, Руковожу) в разных форматах отображения списка (Список, Мой план, Канбан и Гант). Здесь же доступен быстрый фильтр по статусам и другим параметрам задач.


Постановщик задач может использовать вкладку «Поручил» и быстрый фильтр для оценки состояния исполнения задач, в том числе и состояния исполнения задач по проекту или конкретному сотруднику-ответственному. Информация о любых изменениях задач направляется в ленту постановщику, ответственному, соисполнителю и наблюдателю и (в случае установки соответствующего чек-бокса в настройках уведомлений) показывается оповещение в чате.


Если постановщик при создании задачи отметил необходимость утверждения результатов ее выполнения, ему необходимо следить за сообщениями в ленте о выполнении задачи или формировать список порученных им задач с соответствующим отбором. Вкладка «Руковожу» будет полезна руководителю для оценки занятости сотрудника, если руководитель не является (или является только частично) постановщиком задач.

На вкладке «Занятость» руководитель может посмотреть кто из сотрудников выполняет какие задачи в тот или иной момент времени. Следует отметить, что на этой вкладке будут отображены только те задачи, у которых указано время начала и окончания задачи.


Так же руководитель может просмотреть задачи подчиненного, зайдя на вкладку «Задачи» в профиле сотрудника.

Календарь.

Дополнительную возможность напоминания о существующих задачах Битрикс24 предоставляет в календаре. Здесь отображаются задачи, как имеющие срок начала и окончания, так и не имеющие такового. В первом случае задача будет отображаться весь период, во втором будет показана только как задача на текущий день.


Отчеты по задачам в Битрикс24

В разделе корпоративного портала «Задачи» на верхней панели меню можно найти вкладку «Отчеты». Инструменты данной вкладки позволяют руководителю оценить загруженность и эффективность сотрудников. В вашем распоряжении следующие отчеты:

Задачи на месяц – отчет отображает задачи сотрудников, статус и сроки задачи в выбранный период;

Занятость по проектам – отчет позволяет увидеть время сотрудников, затраченное на проектную работу в случае его ресурсного учета.

Отчет по эффективности – отчет для оценки эффективности сотрудника. Позволяет просмотреть общее, выполненное и просроченное количество задач. Оценка эффективности происходит исходя из оценки выполнения задачи постановщиком (поле «Оценка» в задаче);

Задачи за прошлый месяц – отчет позволяет просмотреть задачи в выбранный период по ответственному, просмотреть их статус, оценить время, затраченное сотрудником на выполнение задач (если оно учитывалось), увидеть оценку задачи;

Ресурсный учёт по задачам – отчет позволяет оценить время, затраченное сотрудником на задачи (плановое и реальное) с ресурсным учетом (в случае активации параметра «Учет времени»);

Ресурсный учёт по исполнителям – отчет показывает сколько времени затратил каждый исполнитель на выполнение задач с ресурсным учётом. Отчёт можно построить в разрезе проектов;

Работа сотрудника с задачами

Как уже говорилось, любой сотрудник в корпоративном портале Битрикс24 может видеть свои задачи на странице соответствующего раздела. От исполнителя требуется в процессе выполнения работы вносить пометки о состоянии выполняемых задач. Чтобы открыть страницу подробного просмотра задачи, надо в списке кликнуть заголовок соответствующей задачи. Здесь исполнитель может найти кнопки управления состоянием задачи:

Начать выполнение – приступая к выполнению задачи исполнитель должен нажать эту кнопку. Таким образом задача получит статус «в работе».

Завершить – нажатие данной кнопки сообщает о том, что все работы по задаче выполнены.

Приостановить – когда надо переключиться на другую задачу или по какой либо причине отложить задачу в работе до лучших времен, исполнитель может нажать эту кнопку.


Источник: PuzzleSoft

^