RU
Последовательные бизнес-процессы в Битрикс24

Последовательные бизнес-процессы в Битрикс24

Деятельность большинства торговых и предприятий сферы услуг заключается в выполнении определенной цепочки операций по продаже товара или услуги. Последовательность таких операций называется бизнес-процессом и может быть описана и отображена графически с помощью специальных нотаций (смоделирована). Моделирование бизнес процессов осуществляется с целью их стандартизации и оптимизации, что в конечном счете позволяет снизить себестоимость товара или услуги за счет исключения лишних операций по обработке заказа.

Предприятия, для которых можно смоделировать и стандартизировать бизнес-процесс реализации услуг, называются процессно-ориентированными. Большинство торговых предприятий можно отнести к этому определению. Автоматизация бизнеса с помощью внедрения процессного подхода для реализации товаров и услуг, а также для управления компанией позволяет значительно снизить стоимость обработки заказа на продажу товара или услуги.

Мотивация перехода на процессный подход на предприятии может заключаться в сочетании нескольких целей из приведенных ниже:

  1. Стандартизация и оптимизация работы предприятия, выявление узких мест и анализ эффективности работы участников всей цепочки на основании накопленных данных о хронологии прохождения этапов, промежуточных результатов и результатов каждого прогона БП в целом.
  2. Снижение количества проблем, вызванных возможными ошибками сотрудников. Система проконтролирует прохождение этапов в заданной последовательности и поможет убедиться в корректности промежуточных результатов.
  3. Сокращение временных затрат на передачу документов от одного субъекта другому за счет взаимодействия участников БП в единой информационной среде. Повышение оперативности работы – исполнителям выдаются задачи и высылаются уведомления о необходимости выполнения работ сразу по мере прохождения этапов, нет необходимости использовать дополнительные средства связи для информирования участников о необходимости выполнять свою часть работы. Последнее особенно актуально при организации совместной работы распределенных подразделений.

Как показывает практика, у обычных пользователей возникают определенные сложности по переводу процессов из реальной жизни в формализованный вид. Даже простые привычные задачи в реальной ситуации могут иметь большее количество решений, чем видно на первый взгляд, а на пути к результату могут встречаться обстоятельства, которые сложно предвидеть при составлении алгоритма. В этом случае рекомендуем обратиться к специалисту по моделированию бизнес-процессов (бизнес-аналитик), который с помощью специальных инструментов моделирования графически отобразит бизнес-процессы предприятия и поможет с их оптимизацией.

Разберем подробнее, как можно сконструировать бизнес-процесс с помощью корпоративного портала Битрикс24.

Бизнес-процесс в Битрикс24 – это совокупность операций, выполняемых в заданной последовательности, для достижения определенных результатов. Объектом бизнес-процесса может быть сущность системы (лид CRM, элемент инфоблока, файл, виртуальный документ). Субъекты бизнес-процесса – пользователи корпоративного портала.

Битрикс24 позволяет работать с двумя типами бизнес-процессов: последовательный БП и БП со статусами.

Порядок операций в последовательном БП может быть задан в виде блок-схемы, очень похожей на использующиеся для графического представления алгоритмов. БП имеет одну точку входа и может иметь несколько точек выхода. При реализации бизнес-процесса пользователи выполняют цепочку действий, каждое из которых является одним из этапов процесса. После выполнения действия бизнес-процесс переходит на следующий этап.

Рассмотрим простой пример автоматизации бизнес-процесса на торговом предприятии. Пример создан в дизайнере бизнес-процессов корпоративного портала Битрикс 24. Первоначальное моделирование бизнес-процесса произведено с помощью методологии и программного продукта ARIS (EPC нотация – событийная последовательность работ). Основной цепочкой действий здесь является непосредственно продажа товара. Для краткости изложения рассмотрим ее фрагмент от поступления оплаты до отгрузки товара заказчику.

Поступил заказ. Бухгалтер, получив из банка уведомление о полной оплате, формирует комплект документов для склада и клиента. Далее работники склада формируют комплект для отгрузки. Если требуется доставка, заказ передается в соответствующую службу, в противном случае клиент самостоятельно забирает свои товары со склада. Сначала отобразим (смоделируем) вышеописанный бизнес-процесс графически с помощью методологии ARIS.

Теперь создадим бизнес-процесс в дизайнере бизнес-процессов Битрикс24. Бизнес- процесс будет создан для документа «Сделка» (модуль CRM) в котором и будут содержаться основные сведения о заказе.

При запуске экземпляра бизнес-процесса сначала пользователю с ролью бухгалтер (Битрикс24 поддерживает как персональную, так и ролевую адресацию), а затем кладовщику и логисту (в случае, если в сделке указана необходимость доставки) придут задачи (о постановке задач в Битрикс 24 мы писали в этой статье) о необходимости выполнения действия, соответствующего этапу бизнес-процесса. Так же пользователям будет выдано уведомление о создании задачи (настраиваемая опция). После выполнения задачи бизнес-процесс перейдет к следующему этапу. Обратите внимание, что в ходе бизнес-процесса меняется статус сделки, отображающий её текущее состояние. Переход по условию реализуется с помощью добавления дополнительного поля в документ «Сделка», которое содержит сведения о необходимости доставки.

Данный пример демонстрирует как можно с помощью корпоративного портала Битрикс 24 внедрить процессный подход к реализации товаров и услуг. Конечно, реальные примеры цепочек бизнес-процессов на предприятии намного сложнее, но возможности настройки корпоративного портала Битрикс 24 позволяют реализовать абсолютное большинство требующихся при автоматизации торгового предприятия задач. Конечно, это не всегда просто сделать самостоятельно, не имея достаточного опыта по работе с порталом, но мы всегда готовы помочь нашим клиентам в вопросах автоматизации их бизнеса.

Источник: PuzzleSoft