RU

Автоматизация
агентства недвижимости

Задача

Наш Заказчик - компания, оказывающая посреднические услуги по аренде и продаже коммерческой недвижимости.

В процессе роста базы объектов и числа клиентов компания столкнулась с трудностями, связанными с увеличением времени обработки клиентских запросов.

Поиск информации о наличии интересующего объекта и его характеристик отнимал слишком много времени из-за разрозненного хранения данных об объектах, не был отлажен механизм своевременной актуализации информации о статусе объектов, процесс сделки не документировался, принятие своевременных управленческих решений было невозможно из-за отсутствия сводной и отчетной информации как по объектам недвижимости, так и по сделкам о его аренде и продаже.

Решение

В процессе совместной работы с Заказчиком мы определили круг задач, решение которых позволит ускорить процесс обработки запросов клиентов и повысить эффективность работы компании. В рамках процесса автоматизации агентства недвижимости к таким задачам были отнесены:

  • организация централизованного хранения в системе полной и достаточной для обеспечения сделки информации об объекте недвижимости;
  • быстрый поиск информации в базе данных по множественным критериям, удобное и наглядное отображение информации о найденных объектах и их параметрах;
  • автоматизация и документирование процесса сделки с помощью механизма-бизнес процессов, автоматизация отдела продаж;
  • упрощение процесса актуализации информации об объектах недвижимости с помощью постановки задач на актуализацию информации об объектах от менеджера оператору;
  • создание отчетов, позволяющих принимать управленческие решения об эффективности работы персонала и компании в целом, а также наглядно отображать актуальное состояние и тенденции развития рынка аренды и продажи недвижимости;

В процессе работы над техническим заданием, совместно с Заказчиком, нами были определены и документированы состав и структура информации, необходимые и достаточные для осуществления деятельности компании Заказчика, описаны бизнес-процессы (использована методология и программный продукт ARIS) совершения сделки и актуализации информации об объектах недвижимости, разработаны состав и механизм функционирования фильтров и отчетов.

В процессе создания прототипа данной системы автоматизации бизнеса было реализовано большое количество вспомогательных сущностей и механизмов, таких как

  • система хранения документов и изображений (в различных форматах) в системе,
  • справочник-классификатор адресов,
  • система ролевого доступа к данным с целью ограничения прав пользователей на просмотр и редактирование информации,
  • выгрузка данных в формате XML на сайт компании и рекламные площадки,
  • система гибкой настройки полей в зависимости от типа и вида объекта,
  • механизм расширения хранимой информации об объектах недвижимости с помощью дополнительных реквизитов,
  • документирование действий пользователя в системе и многое другое.

После завершения работ по созданию прототипа системы автоматизации бизнеса по аренде недвижимости был сделан редизайн интерфейса. Это увеличило эффективность работы и удобство пользования системой.

Компоновка данных позволяет менеджерам быстро искать, сравнивать и редактировать информацию. Интерфейс системы даёт возможность отображать выбранные объекты на карте, просматривать фотографии объекта и документы по нему, видеть информацию о собственниках и контактах находясь непосредственно в объекте недвижимости. В целом, автоматизация отдела продаж агентства недвижимости позволяет увеличить количество обрабатываемых заявок клиентов.

Автоматическое формирование презентационных материалов (доступно непосредственно из карточки объекта), вывод списка объектов или карточки объекта на печать или в файл позволяет быстро передать нужную информацию клиенту непосредственно в офисе или по электронной почте.



В настоящее время ведутся работы по созданию механизма автоматизации реализации сделки по аренде или продаже недвижимости, который позволит не только стандартизировать данный процесс, но и предоставит руководству компании информацию, необходимую для принятия управленческих решений о дальнейшем увеличении эффективности работы компании.