RU

Автоматизация
рекламного агентства (ERP)

Задача

С ростом количества заказов наш клиент - рекламное агентство столкнулся с необходимостью стандартизировать свои бизнес-процессы.

Из-за отсутствия единого стандарта производства услуг руководству компании приходилось постоянно вмешиваться в управление практически каждой рекламной кампанией, а перебои с предоставлением структурированной, своевременной и объективной информации о ходе кампании со стороны менеджеров по управлению проектами могли привести к серьёзным финансовым и репутационным потерям для агентства.

Решение

Разработку автоматизированной информационной системы мы начали с моделирования бизнес-процессов предоставления услуг. Используя методологию моделирования ARIS и программный продукт ARIS Express нами были составлены схемы бизнес-процессов по всем направлениям рекламных активностей.

Так же в процессе моделирования был определен состав данных, позволяющий документировать ход процесса производства рекламного агентства, описаны и стандартизованы все виды юридических и производственных документов, необходимые для фиксации параметров услуг и хода работ, выявлены критические точки для принятия решения о производстве дальнейших работ в зависимости от наличия необходимых юридических и финансовых гарантий.

В результате моделирования мы предложили создать автоматизированную информационную систему, позволяющую документировать производство работ в предметной области (функциональность управления проектом), согласовывать и хранить необходимую юридическую и проектную документацию (документооборот), вводить и получать финансовые показатели стоимости работ или услуг (управленческий учет) в разрезе рекламной кампании.

Для ускорения процесса создания автоматизированной информационной системы была применена так называемая гибкая методология разработки (Agile software development), т.е. автоматизация рекламного агентства производилось короткими циклами, состоящими из определения требований к функциональности, непосредственно кодирования, тестирования совместно со специалистами Заказчика и внесения необходимых изменений и доработок. После этого цикл повторялся.

Такой метод автоматизация рекламного агентства позволил значительно сэкономить время, потраченное бы на разработку технического задания, но потребовал постоянного присутствия наших специалистов в компании Заказчика и значительных усилий с нашей стороны и со стороны Заказчика для выстраивания эффективного взаимодействия в рабочей группе.

Результатом разработки и внедрения автоматизированной системы стала увеличившаяся эффективность работы как менеджеров по управлению проектами, так и управленческого персонала компании, который теперь может в режиме реального времени получать информацию не только о ходе работ (и наличии проблем) по рекламной кампании или отдельному её направлению, но и может сразу оценить, как планируемый, так и реальный финансовый результат по кампании (EBIDTA), что позволяет осуществлять долгосрочное финансовое планирование.

Ролевое, персональное и временное (а также в зависимости от статуса работ по кампании) ограничение доступа к информации в созданной автоматизированой системе управления предприятием не позволит исказить результаты работ «задним числом», а автоматизированная выгрузка данных из учетных финансовых систем (1С Бухгалтерия) существенно сокращает время ввода фактических финансовых показателей в систему.

Также в системе осуществляется хранение архива отсканированной юридической документации в разрезе рекламной кампании и направления, что позволяет быстро обосновать и при необходимости подтвердить юридическо-правовой статус производимых работ.